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Processo de Planejamento estratégico – IBDHO Resgata a simplicidade.

Estamos próximos do ultimo trimestre do ano e as organizações que ainda não iniciaram seu processo de “Planejamento Estratégico” (PE) para 2.012, começam a ficar sem tempo para elaborar um trabalho que realmente lhes seja valioso. Este artigo visa resgatar conceitos que estão na boca de todo mundo no ambiente empresarial porem muitas vezes, sem a consistência e  amarrações necessárias para o entendimento do todo.

O que é mesmo Planejamento Estratégico? Infelizmente não teremos tempo aqui para entrar em questões tão básicas, mas disponibilizamos abaixo alguns “links” que auxiliarão muito quem não conhece suficientemente o assunto e deseja prosseguir nesta leitura:

.Para que serve o PE

.Explicando PE com exemplos da vida pessoal,

.PE versão estendida: Este vídeo já não é tão básico, vai mostrar o PE e ferramentas de apoio à implementação  e acompanhamento como matriz BCG, GP (Gestão de Projetos), BSC (Balanced score card) e gestão das mudanças. Use o recurso da “Pausa” entre os slides.

RESGATANDO A SIMPLICIDADE – PASSO 1, O QUE QUEREMOS DO FUTURO?

Gosto de pensar que as organizações são como as pessoas, do tamanho de sua “visão”. Vejam que não usei a palavra sonho porque para mim “visão é o resultado de nossos sonhos em ação”, conforme definido há muito tempo por Joel Barker (ver). Que nos falem sobre isso organizações como AMBEV, GERDAL, NATURA no Brasil e FAXCONN, TOYOTA e GE no mundo. (A visão destas empresas pode ser encontrada em seus sites).

Estas organizações e tantas outras, sempre souberam onde queriam chegar. Conheço muitos empreendedores, principalmente entre médios e pequenos que não tem a coragem de definir qual será seu lugar no futuro. Vivem de forma errática aproveitando o que acreditam serem oportunidades aqui e ali, ora acertam ora erram e vão vivendo. Planejamento estratégico não é para eles, embora planos táticos (com visão do próximo exercício) sempre ajudem.

Com o conhecimento claro da missão (Para que existimos ou, o que somos?) e o estabelecimento da “visão de futuro” (O que queremos ser?).  Quem sabe o quer, pode formular seus “Objetivos organizacionais” que vão estabelecer a grande ponte entre o que somos e o que queremos ser. Falamos aqui em expectativas de tempo entre 3 a 20 anos, dependendo do negócio e da organização.

RESGATANDO A SIMPLICIDADE – PASSO 2, Análise ambiental e organizacional:

Com nosso destino rumo ao futuro (Visão) definido, bem como as escalas que faremos (objetivos estratégicos) precisamos agora obter informações sobre o território pelo qual caminharemos e, que ameaças ou oportunidades nos esperam. A isto damos o nome de “Análise do ambiente”.

Existem muitas formas de se fazer esta análise, mas conceitualmente “O modelo das 5 forças” de Porter continua sendo uma boa referencia (veja mais).

A análise de ambiente também pode ser feita ou complementada pelo modelo proposto por Chiavenato que considera sete fatores para análise ambiental (Tecnologia, Política, Economia, leis, sociedade, demografia, ecologia), mais quatro fatores para análise do ambiente da tarefa, aquele que é tocado diretamente pela organização (Consumidores/usuários, fornecedores de recursos, concorrentes e agencias regulamentadoras). Concordo que isto não é tão simples, mas há que se considerar que o ambiente geral dos negócios atualmente, tão pouco o é.

Uma vez mapeado o território e suas ameaças e oportunidades,  precisamos agora saber quais nossas forças e fraquezas para fazer a travessia. Esta é a hora de mapear os recursos que temos a nossa disposição (financeiros, mercadológicos, tecnológicos, e competências de nosso time) apontando pontos fortes a serem expandidos e as fraquezas a serem neutralizadas, sempre mirando nos objetivos estratégicos já definidos.

O que existe ainda hoje de mais simples para reunir todos estes dados sob um único corpo é a chamada análise de S.O.W.T. (veja mais).

RESGATANDO A SIMPLICIDADE – PASSO 3, Formulação de alternativas:

Todas as informações reunidas na análise do ambiente e na análise organizacional, precisam agora ser formatadas, validadas e priorizadas. Neste momento devemos reunir o conhecimento e as lideranças da organização para que sobre o S.W.O.T.  possamos elencar:

a)      O que devemos fazer para aproveitar as oportunidades (O) e a que tempo?

b)      Como vamos mitigar as ameaças (T) que se apresentam?

c)       De que forças (S) dispomos internamente para usar nos itens “a e b” e, o que precisamos fazer para expandi-las internamente ou mesmo mantê-las?

d)      Quais de nossas fraquezas (W) precisam ser enfrentadas e como, para que não se tornem problemas maiores ao longo de nossa caminhada?

Deste “workshop” irão emergir um grande número de “ações, temas, iniciativas ou diretrizes” estes nomes querem dizer a mesma coisa, variando de acordo com o processo de gestão da organização. Normalmente o número de “diretrizes”, como eu gosto de chamar (escola de meu ex-chefe prof. Vicente Falconi, http://bit.ly/pVKP8q), é superior a capacidade da organização em realiza-las, ai entra em ação um exercício de priorização das mesmas em relação a missão / visão e objetivos estratégicos.

A metodologia do “Balanced Score Card”, ou BSC introduz nesta fase o “Mapa estratégico”, (abaixo um exemplo na área da saúde, veja também um da área de logística http://bit.ly/pXFGcW),
muito útil para melhor compreensão das relações de causa e efeito entre as diretrizes e as estratégias. Esta tarefa pode ser facilitada em grandes organizações com o uso de “Sistemas votadores”, deixo dois exemplos: http://bit.ly/nFa4gk , http://bit.ly/q0OWHW .

O produto desta etapa é o conjunto de Diretrizes, priorizado, definido e, inter-relacionado.

RESGATANDO A SIMPLICIDADE – PASSO 4, Desdobramento das diretrizes:

Para colocar a estratégia em ação é necessário agora que cada uma das diretrizes tenha “metas associadas” e  seja “desdobrada” em “Projetos” quando precisamos estruturar algo partindo do zero,  ou em “Planos de ação”, quando pretendemos melhorar algum processo existente. No caso dos “Planos de ação”, a metodologia empregada em sua confecção é a do “Gerenciamento da Rotina” ( http://bit.ly/rdFsVo ).

Também deve nascer nesta fase um “Painel de gestão” com todas as metas definidas para organização.

RESGATANDO A SIMPLICIDADE – PASSO 5, Monitoramento da estratégia:

O “Planejamento estratégico” não acaba em janeiro, quando tudo isso deve ser divulgado. Ele será a base da gestão para todo o ano com monitoramento diário da supervisão, semanal da gerencia, mensal da diretoria e, trimestral  acionistas ou, uma composição disto tudo dependendo do tamanho da organização.

Este monitoramento deve levar em conta, além das metas delegadas a cada Gestor (gerente ou diretor), o “Status” dos projetos e planos de ação. Quando algum destes itens não está atingindo os resultados propostos, uma proposta de correção deve ser apresentada para aprovação. (abaixo exemplo de painel de “Itens de controle” de um gerente).

Todo líder da organização deve ter sua “avaliação de desempenho” atrelada as metas atingidas neste painel.

RESGATANDO A SIMPLICIDADE – Finalizando:

Temos identificado que este ano, entre outros, as organizações estão trabalhando os seguintes temas em suas análises de ambiente com vistas ao período 2012 / 2016:

.Parcerias, alianças estratégicas e outras formas de captação para crescimento,

.Governo: influencias do pré-sal, copa do mundo e olimpíadas,

.Logística x incentivos fiscais,

.Fabricação x importação,

.Inovação,

.Gestão de energia,

.Mão de obra (produtividade, automação, retenção).

Busquei mais alguns exemplos práticos de implementação porém, como não posso por questões éticas divulgar o que nossos clientes fazem, nem as empresas privadas abrem esta informação, vale a pena destacar algumas práticas utilizadas em órgão públicos:

Prefeitura do Rio de Janeiro – Planejamento estratégico 2009 a 2012: Observe como para cada tópico foram estabelecidos: Diagnóstico, Diretrizes, Metas e orçamento.

Link: http://bit.ly/pN5pGV

PREVI – Iniciou o processo de Planejamento estratégico 2012 a 2015 em Junho de 2011, com coleta de informações junto ao público alvo.

Link: http://bit.ly/oqgHX0

BANCO CENTRAL DO BRASIL – Foco para Missão, visão e valores http://bit.ly/o0AR7c

Por favor, deixe abaixo suas críticas e contribuições e sugestões de exemplo, para que no próximo ano possamos republicar este artigo de forma mais completa e atualizada,

Boa sorte na jornada - Eng. Roberto Carlos da Silva

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Conheça nossa grade completa de treinamentos: http://bit.ly/pEn4ko ,

Destaque de Setembro: Treinamento especial para tratamento em não conformidades do SGI e logística: http://bit.ly/pjblvi

10/09/2011
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